Интеграция ERP и EDI – must-have для ритейла

Сектору B2C свойственен высочайший уровень конкуренции, что накладывает на ритейлера два важных обязательства – необходимость максимально оперативного взаимодействия с поставщиками и молниеносной адаптации в кризисных условиях. От качества выполнения этих действий зависит самое главное – лояльность клиентов. Невозможность вовремя синхронизировать информацию и действия с поставщиками может грозить пустыми прилавками, а следовательно – потерей прибыли.

Большой объём документации объясняется, как правило, тем, что каждая отдельная торговая точка розничной сети самостоятельно формирует для себя заказы. Также заказы формируются и для распределительных центров. На выходе получается, таким образом, огромное количество разрозненных заказов и операций. Соответственно, для ритейлеров особенно актуальны вопросы внедрения системы управления предприятием наряду с настройкой внешнего электронного документооборота (EDI). Статистика показывает, что согласование бюджета на автоматизацию именно этих задач в рамках розничной сферы происходит быстрее, чем на другие технологии.

Специфика электронной документации в розничной торговле

Настройка электронного обмена документами позволяет прямо из магазинов отправлять заказы или другие виды документов поставщику, времени на синхронизацию сообщений практически не требуется – информация отображается в системе получателя примерно через 10-15 минут после ее отправки. В системе EDI реализована удобная классификация данных, выделяются различные типы документов. Для сферы ритейла актуальны, в первую очередь, документы, обозначающие заказ (запрос на поставку товара), ответ на заказ (подтверждение поставщиков заказа), уведомление об отгрузке (аналог товарно-транспортной накладной), уведомление об отгрузке алкогольной продукции (документ, содержащий все требуемые данные об алкогольной продукции), уведомление о получении (уведомление о фактической приемке товара), инвойс (электронная счет-фактура).
Отдельного рассмотрения заслуживает электронная счет-фактура. Практика её использования на данный момент не очень распространена в России, ритейлеры пока находятся на стадии «ощупывания» возможности автоматизации столь важной функции. Но, безусловно, это очень перспективное направление, которое вскоре будет активно развиваться в виду его безоговорочных преимуществ, в частности, существенного сокращения времени на регистрацию и обработку данных. Основным стоп-фактором на данный момент является то, что люди не хотят отказываться от привычного налаженного процесса, пусть и более трудоемкого, а также боятся отдать на откуп системе столько ответственную задачу. Тем не менее, в данном случае уровень безопасности крайне высок: имеет место двухфакторная аутентификация, включающая шифрование и электронно-цифровую подпись. Как показывает практика, риски при такой защите минимальны.

Настройка взаимодействия ERP и EDI-систем

Конечно, в данном случае первоочередным является вопрос, с какой ERP-системой работает ритейлер. Как уже было упомянуто, сфере ритейла свойственна особая динамика, поэтому ритейлерам приходится постоянно задумываться о вопросах улучшений, модернизаций, «допиливания». Особенно достается специалистам по логистике и бухгалтерам – их деятельности, как правило, свойственно большое количество нововведений. Необходимыми характеристиками – широкой функциональностью, гибкостью в рамках возможностей доработок – в этой связи обладают решения на платформе Microsoft Dynamics AX. По мнению Марии Комаровой, руководителя проекта «КОРУС Консалтинг» по поддержке системы Microsoft Dynamics AX в сети супермаркетов «О’КЕЙ», данная платформа позволяет в отдельных случаях произвести необходимые изменения в системе в течение недели, в то время как другим системам требуется на это значительно больше времени. Кроме того, Dynamics AX можно довольно быстро подключить к системе внешнего документооборота и оперативно запускать новые типы документов.

Говоря о технической стороне процесса интеграции Microsoft Dynamics AX и EDI, стоит упомянуть настройку для системы единого формата файлов .Xml, приемлемого для всех видов документов. Для настройки обмена электронными счетами-фактурами может использоваться интеграционная шина на базе Microsoft BizTalk. Безусловно, в данном случае есть свои сложности по ее настройке – требуется дополнительное время для привлечения специалистов по продукту и самого процесса их работы. Тем не менее, это того стоит – интеграционная шина позволяет автоматизировать некоторые функции при передаче данных (например, выбор папки для хранения файла), а также автоматически обрабатывать документы в случае их неподходящего для системы вида. Через данную систему также возможна интеграция с WMS-системами (эта функция становится особенно актуальна для предприятия с множеством складов, на каждом из которых стоит своя система управления складами). Microsoft BizTalk уже не раз использовался для интеграции платформы Microsoft Dynamics AX с данным типом систем и успел хорошо себя зарекомендовать. Кроме того, Microsoft BizTalk является важным звеном в обеспечении защиты информации – система может расшифровывать сообщения и распознавать ЭЦП.

Подводные камни

Характерных «узких» место при интеграции систем ERP и EDI для сферы ритейла практически нет – проблемы в данном случае может создавать разве что объем документов, который, как уже было отмечено, в розничных сетях обычно довольно высок. Большой «вес» данных может сказываться на производительности систем, системный интегратор должен это понимать и заранее продумать пути решения проблемы.

Основные ошибки в данном случае, как правило, не относятся к специфике отрасли. При выполнении проекта по интеграции наиболее частые проблемы связаны с тем, что в систему не проходят те или иные документы. Здесь особенно важно учесть и прописать все ошибки, которые могут присутствовать при обработке EDI документов. В противном случае предприятию грозят очередные трудозатраты, направленные на то, чтобы разобраться, почему те или иные данные не были приняты в систему. Важно не допускать попадания ошибочных документов, грамотно прописывать правила их содержания и проверки.

Информацию по услугам компании вы можете получить тут:  www.korusconsulting.ru и тут

Источник :  «КОРУС Консалтинг»